Menulis email dengan formal atau struktur baku sering diperlukan dalam dunia kerja professional. Mulai dari saat kamu melamar kerja hingga bekerja dan berkomunikasi atas nama perusahaan tersebut.

Apa itu email formal?

Email formal adalah email yang ditulis dengan menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Biasanya, email formal ditulis untuk tujuan bisnis atau profesional. Email formal juga dapat digunakan untuk tujuan pribadi, seperti mengirimkan surat pengunduran diri atau mengirimkan surat permohonan.

Gunakan aplikasi penulis email dengan AI untuk lebih mudah

Tips menulis email formal dengan baik

1. Mulai dengan Sapaan yang Tepat

Mulailah email Anda dengan sapaan yang tepat dan profesional. Jika Anda mengetahui nama penerima, gunakan itu, misalnya, “Dear Bapak/Ibu [Nama]” atau “Yth. [Nama]“. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda dapat menggunakan “Yth. Tim HRD” atau “Dear Sir/Madam”.

2. Gunakan Subjek yang Jelas dan Singkat

Subjek email Anda harus jelas dan langsung ke pokok permasalahan. Subjek harus memberikan gambaran tentang apa yang ada di dalam email, seperti “Permohonan Cuti Tahunan” atau “Undangan Rapat Mingguan Tim Pemasaran”.

3. Jaga Bahasa dan Gaya Penulisan

Gunakan bahasa yang formal dan profesional. Hindari bahasa gaul atau slank. Juga, pastikan Anda menggunakan tata bahasa yang benar dan ejaan yang tepat.

4. Jelaskan Tujuan Email Anda

Pada paragraf awal, jelaskan dengan singkat dan jelas tujuan Anda mengirim email tersebut. Hal ini membantu penerima memahami konteks dan pentingnya pesan Anda.

5. Tuliskan Pesan Anda dengan Rinci

Setelah Anda menyatakan tujuan email Anda, lanjutkan dengan memberikan detail atau informasi yang diperlukan. Usahakan untuk tetap pada poin dan hindari memberikan informasi yang tidak relevan atau berlebihan.

6. Tunjukkan Rasa Hormat dan Profesionalisme

Tunjukkan rasa hormat kepada penerima email Anda sepanjang pesan Anda. Hal ini mencakup tidak hanya apa yang Anda katakan, tetapi juga bagaimana Anda mengatakannya.

7. Sertakan Penutup yang Tepat

Tutup email Anda dengan salam penutup yang sopan dan profesional, seperti “Hormat saya,” atau “Terima kasih,” diikuti dengan nama lengkap Anda.

8. Review dan Spell-check

Sebelum Anda mengirim email, pastikan untuk mengecek kembali apakah ada kesalahan penulisan, tata bahasa, atau informasi yang tidak jelas. Gunakan fasilitas spell-check dan grammar-check jika perlu.

9. Lampirkan File yang Diperlukan

Jika Anda perlu melampirkan dokumen atau file lainnya, pastikan file tersebut telah dilampirkan sebelum Anda mengirim email. Pastikan juga bahwa format dan nama file tersebut sesuai dan mudah dipahami.

10. Jaga Privasi dan Keamanan Informasi

Hindari membagikan informasi pribadi atau sensitif melalui email, kecuali jika sangat diperlukan. Pastikan juga email Anda dilindungi oleh perangkat lunak antivirus dan keamanan untuk mencegah potensi risiko keamanan.

Contoh surat formal

• Contoh Surat melamar kerja
• Contoh Surat pengunduran diri kerja